DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE

Numero  156   del  14-10-2015 

Oggetto:	ADOZIONE NUOVO MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E GESTIONE ARCHIVI IN BASE ALLE REGOLE TECNICHE DI CUI AL DPCM 3 DICEMBRE 2013.	

L'anno  duemilaquindici il giorno  quattordici del mese di ottobre alle ore 21:00, nella sala delle adunanze del Comune, convocata con appositi avvisi, si è riunita la Giunta Comunale; in relazione all’oggetto sono presenti i Signori:

GAMBINI MAURIZIO	SINDACO	P	
CRESPINI MARIA FRANCESCA	VICESINDACO	P	
CANGIOTTI CHRISTIAN	ASSESSORE	P	
CIOPPI ROBERTO	ASSESSORE	P	
SGARBI VITTORIO ANTONIO MARIA	ASSESSORE	A	
GUIDI MASSIMO	ASSESSORE	P	

(P = Presente;  A= Assente)

Risultano pertanto presenti n.   5 e assenti n.   1 Assessori. 

Assume la presidenza il Signor GAMBINI MAURIZIO assistito dal Segretario Dott. CANCELLIERI MICHELE anche con funzioni di verbalizzante.
Il Presidente, accertato il numero legale, dichiara aperta la seduta ed invita la Giunta Comunale a deliberare sull’oggetto sopraindicato.

Soggetta a ratifica	N	

LA GIUNTA COMUNALE

Vista la seguente proposta di deliberazione:

VISTO il D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" che al capo IV pone l'obiettivo della razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi da parte delle Pubbliche Amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare i supporti conoscitivi delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell'azione amministrativa;

CONSIDERATO che il D.P.C.M. 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico” prescriveva che il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi predisponesse lo schema del Manuale di gestione e di conservazione dei documenti, e che ciascuna pubblica amministrazione adottasse un proprio manuale;

VISTA la Determinazione Dirigenziale n. 177 dell’11.06.2010 del Settore affari generali e sociali, con la quale veniva adottato, ai sensi del DPCM 31/10/2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico”, il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei flussi documentali e gestione archivi, composto di 36 articoli e di 3 Allegati;

VISTO il D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i.  “Codice dell’amministrazione digitale”;

DATO ATTO che il succitato Codice dell’Amministrazione digitale impone l’utilizzo di strumenti telematici sempre più spinti alla dematerializzazione delle procedure della Pubblica Amministrazione (dall’art. 40 bis all’art. 49 del CAD);

CONSIDERATO che il Manuale deve essere un valido strumento di lavoro per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi , in quanto descrive tutte le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico individuando altresì per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo;

TENUTO CONTO che il testo del Manuale deve fare riferimento alla situazione attuale, caratterizzata dalla sperimentazione di nuove tecnologie e nuove soluzioni organizzative e che pertanto il Manuale di gestione e conservazione dei documenti dovrà essere periodicamente aggiornato e rivisto, in particolare in occasione di modifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie;

CONSIDERATO che nel Manuale di gestione e conservazione dei documenti devono essere riportati, tra l'altro le norme di sicurezza dei documenti informatici; le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all'interno e all'esterno dell'amministrazione; la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni; l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti; l'indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo; l'elenco dei documenti esclusi dal protocollo; il sistema di classificazione dei documenti; le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo; la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico; i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; le modalità di utilizzo del registro di emergenza;

VISTO il DPCM del 03/12/2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli art. 40 bis, 41, 47, 57-bis e 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al Decreto legislativo n. 82 del 2005” che impone, tra l’altro:
•	la revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi;
•	obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA;
•	superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico;
•	conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo;
•	modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo;
•	utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria  nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo 
•	disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici  tra sistemi di protocollo 
•	generazione dell’impronta per ogni documento informatico 

RITENUTO opportuno procedere all’aggiornamento del Manuale di gestione del protocollo informatico integrandolo quanto più possibile alle disposizioni del DPCM del 03/12/2013 di cui sopra;

VISTO l’allegato Manuale di gestione e di conservazione dei documenti e del corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico predisposto dal Settore Demografici e Protocollo in collaborazione con l’Ufficio Informatica di questo Ente;

CONSIDERATO che il sistema di protocollo informatico utilizzato da questo Ente è il sistema Paleo dispiegato dalla Regione Marche;

D E L I B E R A

1.	di ritenere la premessa parte integrante del presente atto;
2.	di adottare dal 13 ottobre 2015  l' allegato Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei flussi documentali e gestione archivi, composto di 37 articoli e di 12 Allegati, dando atto che il testo allegato sostituisce integralmente quello approvato con Determinazione Dirigenziale n. n. 177 dell’11.06.2010;
3.	di precisare che, ai fini del D.P.C.M. 03/12/2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico” i seguenti dipendenti assumono le funzioni specifiche di:

-	 Responsabile del Servizio Archivistico e gestione documentale: Responsabile del Settore Demografici e Protocollo;

-	Responsabile della Conservazione: Responsabile del Settore Demografici e Protocollo;

- Responsabile della Sicurezza Informatica: Amministratore di Sistema;

- Protocollista/addetto alla registrazione al protocollo informatico in ingresso: responsabili protocollisti del Settore Demografici e Protocollo autorizzati e relativi sostituti;

- Protocollista/addetto alla registrazione al protocollo informatico delle PEC in ingresso, attualmente individuati nelle persone di:

Indirizzo PEC	Responsabile protocollazione PEC ingresso	Sostituto per la protocollazione PEC in ingresso	
comune.urbino@emarche.it
	Alba Damasi
Paola Isopi	Antonia Galvani	
urbanistica.comune.urbino@emarche.it	Simonetta Simoncelli	Carlo Borghi	
lavoripubblici.comune.urbino@emarche.it 	Valeria Rossi	Simona Savelli	
fatturae.comune.urbino@emarche.it	Nadia Sartori 	Giovanna Calcagnini	

4.	Di precisare che l’organizzazione alla registrazione del protocollo informatico e dei flussi documentali è la seguente:
•	Protocollo in ingresso: la protocollazione in ingresso è accentrata nel Servizio Archivistico, ad eccezione per la protocollazione in ingresso dei documenti provenienti da indirizzi PEC come sopra specificato,  e che l’addetto alla protocollazione in entrata provvederà alla trasmissione telematica del documento e dei suoi allegati tramite il sistema di protocollazione informatica;
•	Protocollo in uscita: tutti i dipendenti di questo Ente sono abilitati e sono tenuti alla protocollazione in uscita nonché all’invio di PEC tramite il sistema di protocollazione informatico secondo profili utenti differenziati (previa acquisizione del documento in uscita)

5.	di pubblicare e rendere accessibile il manuale, allegato al presente atto, tramite internet sul sito istituzionale www. comune.urbino.pu.it;

6.	di trasmettere copia del presente atto - per quanto di competenza - ai Responsabili dei Settori  di questo Ente;

7.	di inviare copia del presente atto, per opportuna conoscenza, al Servizio Informatico della Regione Marche;

8.	di inviare copia del presente atto, per opportuna conoscenza, al Servizio Informatico della Soprintendenza Archivistica delle Marche;

9.	di riservarsi di rivedere, aggiornare o implementare il Manuale di Gestione a seguito di modifiche normative o delle eventuali modifiche alle procedure che venissero introdotte dalla Regione Marche;

10.	di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi dell’art.  134, comma 4, del D.Lgs. 267/2000.”

************

PRESO ATTO che la proposta di deliberazione è corredata del/i seguente/i parere/i richiesto/i ed espresso/i ai sensi dell’art. 49, comma 1, del D.Lgs. 18.08.2000 n. 267:

In ordine alla REGOLARITA' TECNICA:
Responsabile del Settore SERVIZI DEMOGRAFICI E PROTOCOLLO, SISTI MAURO,
in data 10-10-2015, Favorevole 

Con votazione effettuata per alzata di mano, che dà il seguente risultato:

GAMBINI MAURIZIO  	Favorevole	
CRESPINI MARIA FRANCESCA  	Favorevole	
CANGIOTTI CHRISTIAN  	Favorevole	
CIOPPI ROBERTO  	Favorevole	
SGARBI VITTORIO ANTONIO MARIA  		
GUIDI MASSIMO  	Favorevole	
  
totale voti favorevoli   n. 5
totale voti contrari       n. 0
totale astenuti              n. 0

DELIBERA

DI APPROVARE la su indicata proposta di deliberazione. 

******

LA GIUNTA COMUNALE

Stante l’urgenza di provvedere tempestivamente agli adempimenti successivi, a seguito di separata votazione effettuata per alzata di mano, che dà il seguente risultato:

GAMBINI MAURIZIO  	Favorevole	
CRESPINI MARIA FRANCESCA  	Favorevole	
CANGIOTTI CHRISTIAN  	Favorevole	
CIOPPI ROBERTO  	Favorevole	
SGARBI VITTORIO ANTONIO MARIA  		
GUIDI MASSIMO  	Favorevole	
  
totale voti favorevoli   n. 5
totale voti contrari       n. 0
totale astenuti              n. 0

DELIBERA

Di dichiarare il presente atto immediatamente eseguibile ai sensi dell’art. 134 comma 4 del D. Lgs. 18 agosto 2000 n. 267.

Del che si è redatto il presente verbale così approvato e sottoscritto:

Il Presidente 
GAMBINI MAURIZIO

Il Segretario
CANCELLIERI MICHELE

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Della su estesa deliberazione viene iniziata oggi la pubblicazione all’Albo Pretorio informatico del Comune per quindici giorni consecutivi ai sensi del combinato disposto dell’art. 124 comma 1 del D.Lgs. 18/08/2000 n. 267 e dell’art. 32 comma 1 della L. 18.06.2009 n. 69. 

Urbino, 

IL SEGRETARIO 

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La presente deliberazione è divenuta esecutiva, trascorsi dieci giorni dall’ultimo di pubblicazione, ai sensi dell’art.134 comma 3 del D.Lgs. 18/08/2000 n.267.

Urbino, 
IL SEGRETARIO